Logistický audit - spôsob, ako sa rýchlo zorientovať a vydať sa správnym smerom!
Slovo "audit" nevyvoláva priaznivé asociácie ani u vedenia spoločnosti, ani u radových zamestnancov. Všeobecne sa tiež neočakáva, že audítor bude šarmantná osoba. V skutočnosti na otázku, aký je český ekvivalent slova audit, odpovie sto ľudí zo sto, že je to audit.
Audit označený ako "logistický" má však úplne iný účinok. Vracia sa k pôvodnému významu slova, odvodeného z latinského audio - čo znamená počuť, počuť, učiť sa, počúvať, pýtať sa, prípadne poslúchať.
Slovo "audit" nevyvoláva priaznivé asociácie ani u vedenia spoločnosti, ani u radových zamestnancov. Všeobecne sa tiež neočakáva, že audítor bude šarmantná osoba. V skutočnosti na otázku, aký je český ekvivalent slova audit, odpovie sto ľudí zo sto, že je to audit.
Audit označený ako "logistický" má však úplne iný účinok. Vracia sa k pôvodnému významu slova, odvodeného z latinského audio - čo znamená počuť, počuť, učiť sa, počúvať, pýtať sa, prípadne poslúchať.
Odbornejšie povedané, logistický audit plní funkciu základnej diagnostiky cielene vybraných podnikových procesov s cieľom formulovať projektové zadania na realizáciu zmien. Ako dobrú analógiu možno použiť návštevu u všeobecného lekára. Dôvody, prečo sa rozhodneme pre jeho návštevu, sú v zásade dva. Buď nás aktuálne niečo trápi, alebo jednoducho chceme vedieť, ako na tom sme. Všeobecný lekár nás vyšetrí, vypočuje a zmeria a povie nám, čo máme robiť ďalej, prípadne nás odporučí k špecialistovi. Podobným spôsobom funguje aj logistický audit.
Dôležitejšie ako podrobná metodika logistického auditu je pochopiť, kedy je užitočné zvážiť tento typ externej poradenskej služby. Aké teda môžu byť a v skutočnosti aj sú najčastejšie motívy na vykonanie logistického auditu?
Uveďme niekoľko konkrétnych prípadov:
- Inžinierska firma má problémy s prešľapmi, ktorých počet sa zvyšuje. Požiadavka nájsť a implementovať nový softvér pre oblasť plánovania je fakticky spochybnená už aj tak zlými (a bohužiaľ veľmi drahými) skúsenosťami.
Na základe vykonaného logistického auditu sa formuluje zadanie projektu, ktoré zahŕňa nastavenie nového systému komunikácie medzi predajom a výrobou (s využitím merateľných ukazovateľov) a aplikáciu teórie úzkych miest pri plánovaní výroby. Ďalšie zmeny rôzneho rozsahu sú prierezové pre všetky oddelenia podniku.
- Dodávateľ v automobilovom priemysle umožní vysoký vnútorný rast nevybavených objednávok, aby bol schopný splniť náročné požiadavky ("diktát") svojich zákazníkov. Hospodárstvo spoločnosti začína stagnovať a chýbajú kapacity (vrátane skladových a výrobných priestorov) na prijatie nových zákaziek.
Logistický audit je jedným z iniciačných krokov pre začiatok (formuláciu zadania) projektu štíhlej výroby, ktorého realizácia priniesla zásadnú zmenu v usporiadaní, ktorá umožnila jednosmerný tok materiálu, niekoľkonásobné zníženie zásob rozpracovanej výroby a uvoľnenie priestoru pre novú výrobu.
- Dodávateľ stavebných materiálov a konštrukčných prvkov stojí pred úlohou rekonfigurovať svoj distribučný systém, ktorý začína byť nevýkonný. V dôsledku toho je predaj menej pružný ako u jeho konkurentov. Opakovane sa vynára sporná otázka, či si ponechať vlastnú vnútropodnikovú dopravu, alebo ju zveriť externému dodávateľovi.
Diskusia o prepojení medzi flexibilitou a výkonnosťou distribúcie tovaru a nákupným systémom povedie manažment k vykonaniu komplexného logistického auditu. Ten ukáže, že slabým článkom je predovšetkým nákup, a sformuluje projektový zámer jeho reorganizácie a nového systému komunikácie "so zvyškom" podniku. Otázka vlastnej alebo cudzej dopravy sa v tej chvíli ukáže ako irelevantná.
- Úspešná domáca obchodná a výrobná spoločnosť v chemickom priemysle dostane príležitosť obchodovať na novom zahraničnom území s pomocou miestneho strategického partnera. Jej vrcholový manažér logistiky márne hľadá českého partnera. Existuje naliehavá požiadavka začleniť logistiku do organizačnej štruktúry spoločnosti, manažérsky ju obsadiť a sprevádzkovať.
Akútna požiadavka na zriadenie oddelenia logistiky má dva základné aspekty - nielen to, ako by toto oddelenie malo vyzerať (to by sa dalo skopírovať od strategického partnera), ale najmä to, kto by v ňom mal pracovať. Logistický audit nachádza prijateľný minimálny model organizácie logistiky v podniku a definuje vhodný systém vzdelávania a odbornej prípravy v oblasti logistiky pre vybranú skupinu zamestnancov.
Výsledok auditu?
Častou otázkou spojenou s logistickým auditom je, čo audit zmení, aký bude jeho hmatateľný výsledok a čo sa stane, keď audítor zavrie dvere. Logistický audit poskytuje know-how, t. j. "čo a ako robiť". Výstupom logistického auditu je okrem hodnotiacej správy predovšetkým projektový dokument o zmenách, často označovaný ako Program realizácie zmien. Audítor musí navrhnúť hodnoverné charakteristiky projektu pre všetky návrhy zmien vedúce k stanoveným cieľom (zmluvný účel auditu).
Patria medzi ne:
(a) ciele zmeny (ktoré sa majú hodnotiť pomocou merateľných ukazovateľov),
(b) opis a povaha zmeny (technická špecifikácia cieľového stavu a spôsobu jeho dosiahnutia, pozri nasledujúci odsek pre kategorizáciu zmien),
(c) technické a organizačné opatrenia na zmenu (vrátane požiadaviek na výskumné kapacity),
(d) Časový harmonogram (záznam o časovom harmonograme pre celkový program zmien),
(e) ekonomika zmeny (rozpočtová položka celkového programu zmeny).
Charakter zmien má svoju vlastnú špecifickú kategorizáciu s označením U, W, T alebo P.
U ... znamená zmenu, ktorej riešenie má charakter úlohy, zvládnuteľnej jedným riešiteľom, ktorý bude schopný všetko okolo tohto riešenia - vrátane napríklad spolupráce kolegov - zorganizovať sám. Ako príklad uveďme problém výpočtu bezpečnostných zásob pre určitú kategóriu skladových položiek.
W ... je názov pre workshop, t. j. úlohu, pri ktorej sa musí stretnúť tím pracovníkov, aby prediskutovali riešenie nejakého problému. Typickým príkladom workshopovej úlohy je definovanie nového systému zodpovedností a právomocí pre pomenovanie a prvotné zabezpečenie logistických funkcií v podniku. Iným príkladom je úloha nájsť a kvantifikovať kritériá na optimalizáciu materiálového toku v podniku.
T ... označuje tréningovú aktivitu. Pri viacerých postupoch je potrebné zabezpečiť, aby sa ich vykonávatelia naučili príslušné techniky. Ak sa má napríklad pri plánovaní výroby uplatniť teória úzkych miest, bude potrebné, aby sa s touto koncepciou oboznámil pomerne široký okruh pracovníkov a naučil sa ju uplatňovať.
P ... je označenie pre projekt, t. j. rozsiahlejšiu činnosť pozostávajúcu zo série vzájomne súvisiacich úloh alebo workshopov - v zmysle metodiky projektového riadenia. Vhodným príkladom môže byť požiadavka na vykonanie počítačovej dynamickej simulácie, ktorú nie je možné dokončiť inak ako projektovo. Podobne aj adaptácia koncepcie štíhlej výroby sa musí realizovať ako regulárny projekt.
Program logistických zmien je teda projektové zadanie obsahujúce súbor úloh, seminárov, školení a projektov, ktorých realizácia musí naplniť pôvodne definovaný účel logistického auditu.
Vedenie auditovanej spoločnosti tak získava akýsi "manuál", pri ktorého používaní sa prvé výsledky môžu dostaviť veľmi rýchlo - pôjde pravdepodobne najmä o tie, ktoré vyplývajú zo zmien s charakterom jednorazovej úlohy, ďalšie budú nasledovať v krátkom čase - výsledky workshopov a školení a ďalšie budú mať dlhší čas, ale ako plody projektov budú "dozrievať" systematickým a riadeným (projektovým) spôsobom.
"Ak má logistický audit zachytiť reálny obraz skutočnosti a poskytnúť aktuálne platný príkaz na zmenu, musí sa vykonať relatívne rýchlo. 'Rýchly' v tomto prípade znamená do jedného mesiaca. Rozpoznať v krátkom čase všetko, čo je dôležité, a naopak, prehliadnuť to, čo nie je pre účel auditu dôležité, je samozrejme náročná úloha. Audítorom pri tom pomáha ich vlastná metodika vykonávania logistických auditov. Tá je, samozrejme, uchopiteľná až po dostatočnom školení a značných skúsenostiach v oblasti logistiky."
Autor článku: Ing. Jaroslav Bazala, Ph.D.,ALog.
Zakladajúci člen Komory logistických audítorov v Českej republike a na Slovensku
Prezident Logistickej akadémie s.r.o.
Partner JK Logistika a.s.
Autor článku: Ing. Jaroslav Bazala, Ph.D.,ALog.
Zakladajúci člen Komory logistických audítorov v Českej republike a na Slovensku
Prezident Logistickej akadémie s.r.o.
Partner JK Logistika a.s.