Logistický audit – způsob, jak se rychle zorientovat a vykročit správným směrem!

Slovo audit nevyvolává přívětivé asociace ani u vedení firem ani u řadových zaměstnanců. Obecně také není očekáváno, že auditor bude zrovna šarmantní člověk. Na otázku, jaký je český ekvivalent slova audit, odpoví totiž sto lidí ze sta, že je to kontrola.

Nicméně audit s přívlastkem “logistický” má působit zcela jinak. Vrací se k původnímu významu tohoto slova, odvozeného z latinského audio – což znamená slyšet, zaslechnout, dovídat se, poslouchat, vyslýchat, eventuálně uposlechnout.

Slovo audit nevyvolává přívětivé asociace ani u vedení firem ani u řadových zaměstnanců. Obecně také není očekáváno, že auditor bude zrovna šarmantní člověk. Na otázku, jaký je český ekvivalent slova audit, odpoví totiž sto lidí ze sta, že je to kontrola.

Nicméně audit s přívlastkem „logistický“ má působit zcela jinak. Vrací se k původnímu významu tohoto slova, odvozeného z latinského audio – což znamená slyšet, zaslechnout, dovídat se, poslouchat, vyslýchat, eventuálně uposlechnout.

Vyjádřeno více technicky plní logistický audit funkci základní diagnostiky účelově vybraných firemních procesů s cílem formulovat projektové zadání pro realizaci změn. Jako vhodný příměr lze použít návštěvu u všeobecného lékaře. Důvody proč se rozhodneme jej navštívit jsou v zásadě dvojího druhu. Buď nás aktuálně něco trápí, nebo jen prostě chceme vědět, jak na tom jsme. Všeobecný lékař nás proklepe, poslechne a proměří a řekne co dál, eventuálně nás pošle ke specialistovi. Logistický audit funguje obdobně.

Podstatnější než podrobné rozvedení metodiky logistického auditu je porozumění tomu, kdy je užitečné o tomto druhu externí poradenské služby uvažovat. Jaké tedy mohou být a ve skutečnosti i jsou nejčastější motivy k provedení logistického auditu?

Uveďme několik konkrétních případů:

– Strojírenská firma má potíže se skluzy, jejichž míra narůstá. Požadavek na nalezení a zavedení nového softwaru pro oblast plánování je účinně zpochybňován již jednou špatnou (a žel velmi drahou) zkušeností.

Provedený logistický audit formuluje projektové zadání, jehož součástí je nastavení nového systému komunikace mezi prodejem a výrobou (pomocí měřitelných ukazatelů) a dále uplatnění teorie úzkých míst pro plánování výroby. Další změny různého rozsahu se průřezově týkají všech útvarů firmy.

– Dodavatel automobilovému průmyslu připustí vysoký vnitřní nárůst nedokončené výroby, aby byl schopen sanovat náročné požadavky (“diktát”) svých zákazníků. Ekonomika firmy začíná stagnovat a chybějí kapacity (včetně skladových a výrobních prostor) pro přijímání nových obchodních příležitostí.

Logistický audit je jedním z iniciačních kroků pro zahájení (formulaci zadání) projektu štíhlé výroby, jehož realizace přinesla zásadní změnu layoutu s umožněním jednosměrného toku materiálu, několikanásobné snížení zásob nedokončené výroby a uvolnění prostor pro výrobu novou.

– Dodavatel stavebních hmot a konstrukčních prvků stojí před záměrem nově konfigurovat svůj distribuční systém, který začíná být nedostatečně průchodný. Prodej v důsledku toho vykazuje nižší pružnost než má konkurence. Opakovaně je přetřásána sporná otázka, zda si zachovat vlastní firemní dopravu nebo přejít na outsourcing.

Diskuse souvislostí mezi pružností a výkonností distribuce zboží a systémem jeho nákupu přiměje vedení společnosti provést komplexní logistický audit. Ten ukáže, že slabým článkem je především nákup a formuluje projektové zadání pro jeho reorganizaci a nový systém komunikace “se zbytkem” firmy. Otázka vlastní či cizí dopravy se v dané chvíli ukáže jako nepodstatná.

– Úspěšná tuzemská obchodně-výrobní firma z oblasti chemického průmyslu získává možnost obchodovat na novém zahraničním teritoriu za pomoci tamního strategického partnera. Jeho vrcholový manažer logistiky se marně pídí po svém českém protějšku. Vzniká urgentní požadavek začlenit logistiku do organizační struktury firmy, manažersky ji obsadit a zprovoznit.

Akutní požadavek na zřízení oddělení logistiky má dva základní aspekty – nejen jak má toto oddělení vypadat (to by se i dalo opsat od onoho strategického partnera), ale hlavně kým je obsadit. Logistický audit nalézá akceptovatelný minimální model organizace logistiky ve firmě a definuje vhodný systém vzdělávání a tréninku v oblasti logistiky pro vybranou skupinu zaměstnanců.

Výsledek auditu?

Častou otázkou spojovanou s logistickým auditem je, co audit změní, jaký bude jeho hmatatelný výsledek a co se stane, až za sebou auditor zavře dveře. Logistický audit přináší know-how, tedy “co dělat a jak”. Výstupem z logistického auditu je kromě hodnotící zprávy především projektové zadání změn, často nadepsané jako Program realizace změn. Auditor totiž musí ke všem návrhům změn, vedoucím ke stanoveným cílům (smluvnímu účelu auditu) navrhnout hodnověrné projektové charakteristiky.

Patří k nim:
a) cíle změny (vyhodnotitelné pomocí měřitelných ukazatelů),
b) popis a povaha změny (technická specifikace cílového stavu a způsobu jeho dosažení, kategorizace změn viz další odstavec),
c) technicko-organizační zabezpečení změny (včetně nároků na řešitelskou kapacitu),
d) časový průběh (položka pro harmonogram celkového Programu realizace změn),
e) ekonomika změny (položka rozpočtu celkového Programu realizace změn).

Povaha změn má svoji specifickou kategorizaci s označením U, W, T nebo P.

U … znamená změnu, jejíž řešení má charakter úlohy, zvládnutelné jedním řešitelem, který si vše kolem tohoto řešení – tedy například i spolupráci kolegů – bude umět zorganizovat sám. Jako příklad může posloužit úloha výpočtu pojistných zásob u určené kategorie skladových položek.

W … je označení pro workshop, tedy úkol, vyžadující setkání určitého kolektivu pracovníků, kteří budou v diskusi hledat řešení zadaného problému. Typickým příkladem zadání pro workshop je definice nového systému odpovědností a pravomocí při pojmenování a prvotním zajišťování logistických funkcí ve firmě. Jako jiný příklad může posloužit úkol nalézt a kvantifikovat kriteria pro optimalizaci materiálového toku ve firmě.

T … označuje aktivitu typu trénink. Řadu procedur je třeba zabezpečit tak, že se jejich vykonavatelé musí naučit příslušným technikám. Má-li být například pro plánování výroby uplatněna teorie úzkých míst, bude se muset poměrně široká škála pracovníků s tímto konceptem seznámit a osvojit si vlastní aplikaci.

P … je označením pro projekt, tedy aktivitu rozsáhlejší, která bude sestávat z řady na sebe navazujících úloh či workshopů – ve smyslu metodologie projektového řízení. Vhodným příkladem může být požadavek na provedení počítačové dynamické simulace, kterou nelze absolvovat jinak, než projektově. Obdobně adaptace konceptu štíhlé výroby musí proběhnout jako regulérní projekt.

Program realizace změn v oblasti logistiky je tedy projektovým zadáním, obsahujícím sadu úloh, workshopů, tréninkových aktivit a projektů, jejichž realizace musí ve své sumě naplnit původně vymezený účel logistického auditu.

Vedení auditované firmy tak získává jakýsi “manuál”, při jehož použití se první výsledky mohou dostavit již velmi rychle – budou to zřejmě především ty, které vyplynou ze změn s povahou jednorázové úlohy, jiné budou v krátkém čase následovat – výsledky workshopů a tréninků a další budou mít průběžnou dobu delší, avšak coby ovoce projektů budou “dozrávat” systematicky a řízeným (projektovým) způsobem.

“Má-li logistický audit zachytit reálný snímek skutečnosti a přinést aktuálně platné zadání změn, musí proběhnout relativně rychle. „Rychle“ v tomto případě znamená v průběhu jednoho měsíce. Rozpoznat v krátkém čase vše co je důležité a naopak upozadit to, co není vůči účelu auditu relevantní, je samozřejmě náročný úkol. Pomoc k jeho splnění skýtá auditorům vlastní metodika provádění logistických auditů. Ta je samozřejmě uchopitelná až po dosažení dostatečného vzdělání a absolvování nemalé praxe v oblasti logistiky.”