V čem spočívají certifikáty ISO a proč se vyplatí je mít?

Proč se nám i v této nelehké době způsobené pandemií COVID 19, kdy většina společností hledá cesty ke snižování nákladů, vyplatí vynakládat finanční prostředky spojené s certifikací ISO? Co mnohé společnosti od certifikace odrazuje? Co získáte, pokud budete mít ISO? Jaká je naše vlastní zkušenost s certifikací a jak ji vnímáme?

Na úvod stručná definice dvou stěžejních norem. Norma ISO 9001 je systémem managementu kvality v oblasti řízení podniku a procesů. V normě jsou specifikovány požadavky, které společnost používá zejména pro smluvní účely se zákazníkem, ale i s dodavatelem.

Norma ISO 14001 je mezinárodní normou pro systém environmentálního managementu. Zaměřuje se na sledování a zlepšování činností podniku v oblasti ochrany životního prostředí. Získání a následné udržování certifikace ISO znamená pro společnost určité náklady.

Kromě vynaložení finančních prostředků je certifikace spojená také s vynaložením času a úsilí mnoha pracovníků napříč firmou, a to nad rámec jejich standardních pracovních povinností. To ve spoustě firem bývá často větší problém než vynaložení samotných finančních prostředků. Dá se říct, že práce na dokumentech spojených s ISO pracovníky většinou obtěžuje a je považována za zbytečnou. Podle našeho názoru je to však z důvodu nepochopení fungování firmy jako organismu. Certifikace je jen přirozeným pokračováním toho, co každá firma od určité velikosti musí nutně dělat v oblasti nastavování interních procesů. Deset, dvacet lidí ve firmě s malou fluktuací se ještě domluví, ale co v případě většího počtu pracovníků s různými úkoly v obchodu, provozu nebo výrobě?

Je nezbytně nutné začít popisovat procesy, pracovní náplně, postupy, co a jak správně dělat, kdy, co a komu předat, aby každý věděl, jak má jeho práce, proces nebo předávání informací probíhat. Pokud dojde k rozhodnutí a k dohodě o nastavení konkrétního pracovního procesu mezi spolupracovníky nebo odděleními, je nutné toto rozhodnutí nebo dohodu zaznamenat a popsat, aby příště, pokud dojde k neshodě o tom co, kdo a jak má udělat, nebylo potřeba tuto záležitost znovu projednávat a řešit. Pokud nastoupí nový pracovník, dozví se z dokumentace, jak konkrétní procesy v oblasti jeho zodpovědnosti probíhají. Samozřejmě, že dohodnuté a nastavené procesy se v průběhu času mohou měnit. Proto je potřeba alespoň jednou ročně provést kontrolu a potvrdit, že stále platí to, na čem jsme se mezi sebou dohodli. To by měla dělat každá firma bez ohledu na to, zda se nechá certifikovat podle ISO nebo ne. Pokud už nyní má vaše společnost pečlivě nastavené a popsané procesy, nebude pro vás přechod na ISO představovat takové náklady. V podstatě uděláte jen revizi a doplnění chybějících dokumentů tak, aby odpovídaly platným předpisům. A co za to získáte?

Především prestiž, a to nejen v očích veřejnosti, ale zejména u zákazníků – stávajících i potenciálních – českých i zahraničních. Ano, ISO je mezinárodně uznávaný standard. Například pokud máte ISO 9001, má váš zákazník jistotu, že máte nastavenou určitou úroveň kvality uvnitř společnosti. Takový zákazník pak upřednostní spolupráci se společností, která dodržuje ISO. V praxi jsme se již setkali s mnoha obchodními případy, ke kterým bychom se nedostali, kdybychom ISO neměli. Dále získáte např. možnost účastnit se výběrového řízení ve velkých zakázkách, nebo zakázkách pro státní správu, kde je ISO většinou vyžadováno. Certifikací deklarujete vysokou odbornost a profesionalitu práce, zodpovědný přístup k zákazníkovi či k životnímu prostředí (ISO 14001) a to vše v souladu s platnou legislativou.

JK Logistika a.s. je držitelem certifikátů ISO 9001 a ISO 14001 již od r. 2015. Začátkem roku 2021 společnost čeká obhajoba druhého dozorového auditu pro ISO 9001 a ISO 14001. Integrovaný systém managementu kvality a environmentálního managementu využíváme zejména v oblasti provozní a procesní logistiky, skladování a manipulace s materiálem, optimalizace provozů a procesů, prodeji a servisu elektrických tahačů Movexx a transportních prostředků K.Hartwall.

Pro naši společnost je management kvality velkým přínosem, a jsme přesvědčeni, že i v roce 2021 se nám obě normy podaří úspěšně obhájit.